De nombreuses entreprises misent sur le serveur vocal interactif (SVI) dans le but d’améliorer la qualité de leurs services. Il y a plusieurs motifs qui justifient ce choix, notamment l’amélioration de la relation client.
Aussi, en tant qu’entrepreneur, vous devriez envisager d’investir dans un système de réponse vocale interactive (SVI) personnalisé pour votre entreprise. Globalement, cette solution peut prendre la place d’un réceptionniste en se chargeant de la gestion des appels entrants.
Le fonctionnement des serveurs vocaux
La technologie utilisée par les serveurs vocaux interactifs n’est pas nouvelle et certaines fonctionnalités sont basées sur des innovations qui datent des années 70. D’après Dexem, le SVI fonctionne grâce à l’intégration de la téléphonie et de l’informatique (CTI), qui favorise l’échange d’informations entre un ordinateur et un système téléphonique.
Ces échanges permettent d’automatiser certaines tâches, en particulier la redirection des appels selon les informations des clients stockées dans les bases de données. Aussi, les serveurs vocaux peuvent aider tout entrepreneur à augmenter ses revenus avec le call tracking, une fonction pratique.
Dans un système de serveur vocal interactif, la communication entre le système téléphonique et les serveurs informatiques utilise des codes DTMF ou FV. Les tonalités générées par le téléphone sont reconnues par le serveur au moyen des différentes fréquences quand on appuie sur les touches du clavier téléphonique.
Cependant, de nouveaux éléments ont émergé grâce à l’amélioration des logiciels de reconnaissance vocale. La technologie de reconnaissance vocale automatique offre aux utilisateurs une expérience plus fluide tout en maintenant l’efficacité du système vocal interactif d’origine.
Les avantages des serveurs vocaux pour les petites entreprises
Les serveurs vocaux présentent divers avantages pour les petites entreprises. En effet, lorsqu’il y a une forte affluence d’appels, les clients sont pris en charge de manière automatique, sans attente.
De plus, ils ont accès à un moyen de communication disponible à tout moment. Il est aussi possible d’obtenir des réponses en dehors des heures de travail avec la FAQ, la récupération de données sur le serveur ou la redirection vers une autre messagerie vocale pour demande de rappel. De cette façon, un client ayant besoin d’informations élémentaires n’aura pas à patienter jusqu’au lendemain.
Les serveurs vocaux réduisent également les coûts. En général, une personne est chargée de gérer les demandes que le système ne peut pas traiter. D’autre part, l’automatisation de certaines actions comme la redirection des appels ou l’apport d’informations enregistrées au préalable permet au serveur de réduire les dépenses relatives au personnel et aux infrastructures.
Les serveurs améliorent en outre l’image de l’entreprise en démontrant sa structure avec différents services et sa capacité à répondre aux besoins des clients. Ils sont aussi en mesure de fournir une prise en charge personnalisée en répondant aux clients dans la langue qu’ils préfèrent par exemple.
L’utilisation optimale du serveur vocal pour les PME
La qualité de l’expérience client proposée par votre entreprise constitue un avantage qui peut vous démarquer de la concurrence. Beaucoup d’entreprises se distinguent en offrant une expérience client numérique de qualité grâce à des solutions novatrices déployées sur divers canaux. Cependant, le téléphone demeure le moyen privilégié de contact.
En instaurant un système de serveur vocal, vous assurez également une réaction instantanée aux appels entrant. Si la durée de transfert d’un appel est longue, il est probable que vos prospects ou clients raccrochent. Pour éviter ces problèmes, considérez l’installation d’un serveur vocal interactif dès que possible.
